Sở Giao thông vận tải ban hành Kế hoạch số 579/KH-SGTVT ngày 26/02/2024 về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 với các nội dung như sau:

1. Quản lý, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 

- Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn của cấp có thẩm quyền về công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm 100% cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở nắm và hiểu rõ các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ.

- Rà soát, sửa đổi, bổ sung, xây dựng và ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm tuân thủ theo quy định hiện hành của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của của Sở, các đơn vị trực thuộc Sở như: Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức… 

- Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ (kể cả công chức, viên chức kiêm nhiệm). 

- Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các phòng, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở, trong đó tập trung vào các nội dung sau: 

+ Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ;

+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 

- Thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo theo quy định.

- Việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước: Phổ biến, quán triệt, triển khai các quy định thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơ quan, đơn vị; sổ theo dõi, chuyển giao và lưu trữ, bảo quản văn bản mật đến, văn bản mật đi; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ công tác bảo vệ bí mật Nhà nước; thực hiện bảo vệ bí mật trong việc triển khai các văn bản có nội dung mật; chấp hành quy định về soạn thảo và ban hành văn bản mật đi; thẩm quyền thực hiện của lãnh đạo theo quy định về nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước.

1.2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: 

+ Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đến và văn bản đi; lập Danh mục hồ sơ (căn cứ Thông tư 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu để xác định thời hạn bảo quản tài liệu); lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.

+ Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, sử dụng thư điện tử phục vụ công việc.

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: 

+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

+ Đẩy mạnh công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

1.3. Về quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

- Hướng dẫn các phòng, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định (nếu có).

- Rà soát, thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị, tài liệu hết thời hạn bảo quản theo quy định của pháp luật.

- Tiếp tục thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài liệu bó gói, tồn đọng tại cơ quan, đơn vị (nếu có).

- Rà soát, bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định (trang bị thiết bị bảo quản tài liệu, khử trùng, diệt mối mọt, côn trùng, vệ sinh,... kho lưu trữ theo đúng định mức kinh tế - kỹ thuật quy định).

- Thống kê, hoàn thiện mục lục, công cụ tra cứu phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

1.4. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, ứng dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong xử lý công việc.

- Chỉ đạo các phòng, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở tận dụng và phát huy tối đa hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có và các giải pháp kỹ thuật khác; sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ công việc, duy trì trao đổi, chia sẻ thông tin đảm bảo nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.

2. Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm

- Rà soát, bố trí công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định tại các Thông tư của Bộ Nội vụ: Số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; số 02/2021/TT-BNV ngày 11/6/2021 quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; sử dụng có hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong việc quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử.

- Thực hiện việc lập hồ sơ công việc, hàng năm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan, không để xảy ra tình trạng tài liệu bị tồn đọng; thực hiện việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo đúng quy định; tập trung giải quyết dứt điểm tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý tại các phòng, đơn vị.

- Tiếp tục phối hợp triển khai thực hiện có hiệu quả Kế hoạch số 62/KHUBND ngày 02/3/2021 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La, giai đoạn 2020 - 2024 theo Quyết định số 2064/QĐ-UBND ngày 23/8/2019 của UBND tỉnh; Đề án thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020-2025 theo Quyết định số 2569/QĐ-UBND ngày 18/10/2019 của UBND tỉnh. 

Chi tiết nội dung Kế hoạch tại đây:

Tải về